Formularz VAT UE co to?
Formularz VAT-UE to deklaracja, którą składają podatnicy zarejestrowani do transakcji wewnątrzwspólnotowych, czyli takich, które odbywają się pomiędzy krajami Unii Europejskiej. Dokument ten zawiera szczegółowe informacje o dostawach towarów i świadczeniu usług na rzecz kontrahentów z innych państw członkowskich UE.
Formularz VAT-UE umożliwia organom skarbowym kontrolowanie prawidłowości rozliczeń VAT i przeciwdziałanie nadużyciom podatkowym. Jeśli działasz na rynku międzynarodowym lub korzystasz z platformy sprzedażowej takiej jak naffy i sprzedajesz swoje produkty cyfrowe lub usługi klientom z UE, możesz mieć obowiązek składania tego formularza.
Formularz VAT-UE – kto ma obowiązek go składać?
Obowiązek składania informacji VAT-UE dotyczy przedsiębiorców zarejestrowanych do transakcji wewnątrzwspólnotowych - zarówno czynnych podatników VAT, jak i tych korzystających ze zwolnienia, którzy dokonali rejestracji w tym zakresie.
Formularz ten muszą składać osoby, które realizują transakcje z kontrahentami z innych krajów Unii Europejskiej, takie jak:
- wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT),
- nabycie towarów (WNT),
- świadczenie usług na rzecz odbiorców w UE,
- czy przemieszczanie towarów w ramach procedury magazynu typu call-off stock.
Warto wiedzieć, że formularz VAT-UE należy przesłać wyłącznie drogą elektroniczną - nie ma możliwości jego złożenia w formie papierowej. Dokument należy dostarczyć do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym doszło do transakcji. Co istotne, składa się go jedynie za okresy, w których wystąpiła taka sprzedaż – nie ma obowiązku składania „zerówek”. Transakcje typu import usług od kontrahentów z UE nie podlegają wykazaniu w formularzu VAT-UE. Czy deklarację VAT-UE składa się co miesiąc?
Jeśli jesteś twórcą cyfrowym lub przedsiębiorcą korzystającym z naffy i sprzedajesz produkty cyfrowe bądź usługi klientom z zagranicy, również możesz podlegać temu obowiązkowi. Sprawdź, czy w Twoim przypadku konieczna jest rejestracja do VAT-UE. Czy muszę rejestrować się do VAT-UE? To krok, który warto wykonać przed rozpoczęciem jakichkolwiek transakcji z unijnymi partnerami. Działaj zgodnie z przepisami i uniknij nieprzyjemnych konsekwencji.
Kiedy muszę zarejestrować się do VAT-UE?
Rejestracja do VAT-UE jest obowiązkowa dla przedsiębiorców, którzy planują dokonywać transakcji z kontrahentami z innych krajów Unii Europejskiej (również tych na działalności nierejestrowanej) - zarówno sprzedaży, jak i zakupu usług czy towarów. Obowiązkiem rejestracji na potrzeby VAT-UE objęte są m.in. podmioty, które zamierzają dokonywać importu usług, czyli nabywać usługi od zagranicznych firm z siedzibą w UE.
Zasada jest prosta - jeśli w ramach Twojej działalności (np. jako jednoosobowa działalność gospodarcza) korzystasz z usług firm z innych państw członkowskich, powinieneś zarejestrować się do VAT-UE. W tym celu należy złożyć zgłoszenie aktualizacyjne na formularzu VAT-R do właściwego urzędu skarbowego. Nie przejmuj się – proces nie jest skomplikowany, a jeśli korzystasz z naffy i masz wątpliwości, pomożemy Ci przejść przez ten etap krok po kroku. Jak zarejestrować się do VAT-UE?
Czy jeżeli korzystam ze zwolnienia z VAT, to muszę rejestrować się do VAT-UE?
Tak - nawet jeśli prowadzisz działalność gospodarczą i korzystasz ze zwolnienia podmiotowego z VAT (na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy o VAT), możesz mieć obowiązek rejestracji do VAT-UE, jeśli nabywasz usługi od firm z innych państw członkowskich UE - czyli dokonujesz tzw. importu usług. W takiej sytuacji musisz zgłosić się jako podatnik VAT-UE, składając formularz VAT-R z odpowiednim zaznaczeniem.
Dobra wiadomość? Sama rejestracja jako podatnik VAT-UE nie pozbawia Cię prawa do korzystania ze zwolnienia z VAT w Polsce - nadal możesz wystawiać faktury bez VAT i nie rozliczać podatku na zasadach ogólnych.
Deklaracja VAT UE - jak złożyć? (zwolnienie podmiotowe)
KROK 1: Wejdź na stronę: https://www.podatki.gov.pl/e-urzad-skarbowy/ i zaloguj się do e-Urząd Skarbowy.
KROK 2: Po zalogowaniu, w lewym górnym rogu, kliknij w opcję „Deklaracje”, a następnie „Złóż e-Deklarację”.
KROK 3: Spośród podanej listy wybierz „VAT” a następnie „VAT-R”.
KROK 4: Następnie zaznacz „za siebie” i przejdź dalej.
Zostaniesz przeniesiony/a do kreatora deklaracji VAT-R, która posłuży do zgłoszenia rejestracji do VAT-UE.
KROK 5: Na pierwszej stronie należy zaznaczyć cel zgłoszenia jako „rejestracja” oraz uzupełnić właściwy urząd skarbowy.
Następnie w polu 74 wybrać, czy chcesz, aby urząd skarbowy potwierdził twoją rejestrację jako podatnika zwolnionego – zaznaczasz „tak” lub „nie” (nie jest Ci to potrzebne).
KROK 6: Strona nr 2 (B) zostanie uzupełniona automatycznie, przechodzimy do strony nr 3 (C.1).
KROK 7: Na stronie nr 3 (C.1) w polu 30 zaznaczasz „tak”, a następnie w polu 43 wskazujesz datę od kiedy prowadzisz działalność:
KROK 8: Na stronie nr 4 (C.2) nie zaznaczasz żadnego pola, przechodzimy do kolejnej strony.
KROK 9: Na stronie nr 5 (C.3) zaznaczasz w polu 70 „tak”, a następnie wskazujesz datę rozpoczęcia dokonywania importu usług (nie może to być data wcześniejsza niż dzień złożenia deklaracji).
KROK 10: Na stronie nr 6 w polach 75 i 76 uzupełniasz swoje imię i nazwisko.
KROK 11: Na stronie nr 7 akceptujesz treść pouczenia i przechodzisz na stronę nr 8 (podsumowanie).
KROK 12: Na ostatniej stronie mamy przygotowany projekt zgłoszenia – jeżeli wszystkie dane się zgadzają klikasz „Akceptuj i wyślij”.
KROK 13: Urząd powiadomi Cię o dokonaniu rejestracji do VAT-UE.
Informacja podsumowująca VAT UE - jak wypełnić?
Informację VAT-UE mogą składać wyłącznie przedsiębiorcy zarejestrowani do celów transakcji wewnątrzwspólnotowych. Po dokonaniu takiej rejestracji ich numer NIP zostaje uzupełniony o przedrostek PL, co wskazuje na aktywność w obrocie unijnym. W pierwszej pozycji formularza należy wpisać swój numer identyfikacyjny – sam dokument zawiera już automatycznie dodany prefiks PL.
A. Miejsce składania informacji
Informację podsumowującą VAT-UE należy przesyłać do urzędu skarbowego odpowiedniego dla miejsca rozliczania podatku VAT. W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą (np. JDG), właściwy będzie urząd zgodny z adresem zamieszkania przedsiębiorcy - tak jak przy rozliczaniu podatku dochodowego. Natomiast dla spółek i innych form prawnych (takich jak spółka z o.o. czy spółka cywilna), dokument należy złożyć do urzędu odpowiadającego lokalizacji siedziby firmy.
B. Dane identyfikacyjne podatnika
Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą powinny w rubryce 7 zaznaczyć 2 pole, natomiast w części 8 wpisać swoje imię, nazwisko oraz datę urodzenia. W przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością również należy zaznaczyć pole nr 2 w poz. 7, a następnie w pozycji 9 uzupełnić pełną nazwę podmiotu.
Kody krajów w informacji VAT-UE
C. Informacja o wewnątrzwspólnotowych dostawach towarów
W sekcji C formularza wykazuje się wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów. W poszczególnych kolumnach należy podać konkretne dane:
– w kolumnie a wpisuje się kod państwa członkowskiego, do którego trafiły towary,
– w kolumnie b umieszcza się numer VAT nabywcy z danego kraju,
– w kolumnie c wskazuje się łączną wartość dostaw dla danego kontrahenta, przypadającą na dany okres sprawozdawczy,
– w kolumnie d zaznacza się pole tylko wtedy, gdy transakcja objęta była procedurą uproszczoną w ramach transakcji trójstronnej (zgodnie z art. 135–138 ustawy o VAT).
Poprawne wypełnienie tej części formularza jest kluczowe dla zgodności z przepisami prawa unijnego i krajowego.
D. Informacja o wewnątrzwspólnotowych nabyciach towarów
W sekcji D należy uwzględnić informacje dotyczące wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów. W poszczególnych polach tabeli trzeba wpisać:
– w kolumnie a – dwuliterowy symbol kraju dostawcy,
– w kolumnie b – numer VAT nadany kontrahentowi z innego państwa UE,
– w kolumnie c – sumaryczną wartość zakupionych towarów od danego dostawcy w okresie rozliczeniowym,
– w kolumnie d – zaznaczyć checkbox tylko wtedy, gdy transakcja odbyła się w ramach uproszczonej procedury trójstronnej, zgodnie z art. 135–138 ustawy o VAT.
Właściwe uzupełnienie tej części deklaracji ma kluczowe znaczenie dla poprawnego raportowania transakcji wewnątrz Unii Europejskiej.
E. Informacja o wewnątrzwspólnotowym świadczeniu usług
Sekcja E formularza VAT-UE dotyczy usług świadczonych dla kontrahentów z krajów członkowskich Unii Europejskiej. W tej części należy wypełnić:
– w kolumnie a – dwuliterowy kod państwa, w którym zarejestrowany jest usługobiorca,
– w kolumnie b – numer identyfikacji podatkowej VAT zagranicznego klienta,
– w kolumnie c – łączną wartość usług świadczonych na rzecz tego kontrahenta w danym okresie sprawozdawczym.
Każdy wiersz w tej części formularza powinien odnosić się do jednego odbiorcy usług. Prawidłowe wypełnienie tych danych jest kluczowe przy rozliczeniach transakcji wewnątrzunijnych, zwłaszcza gdy Twoja działalność obejmuje świadczenie usług na rzecz zagranicznych firm.
F. Informacja o przemieszczeniach towarów w procedurze magazynu typu CALL-OFF STOCK
Jeśli przedsiębiorca przemieszcza towary w ramach procedury magazynu typu call-off stock na teren innego państwa członkowskiego UE, zobowiązany jest do uzupełnienia części F formularza VAT-UE. W tej sekcji należy wskazać:
– w kolumnie a – dwuliterowy kod kraju kontrahenta będącego podatnikiem VAT, któremu – na podstawie wcześniej zawartego porozumienia – przysługuje prawo do rozporządzania towarami jak właściciel,
– w kolumnie b – numer identyfikacyjny VAT unijnego kontrahenta, dla którego dokonano przemieszczenia towaru w tej procedurze lub który przejął to prawo od innego podmiotu,
– w kolumnie c – numer VAT kontrahenta pierwotnego (zastąpionego), którego towary objęte były wcześniej procedurą call-off stock – kolumnę tę wypełnia się wyłącznie, gdy następuje zmiana odbiorcy,
– w kolumnie d – należy zaznaczyć pole, jeśli doszło do zwrotnego przemieszczenia towarów z powrotem do Polski.
Pamiętaj, że każdy wpis w tej części powinien dotyczyć jednego kontrahenta. Prawidłowe wypełnienie tej sekcji jest niezbędne, by rozliczyć procedurę magazynową zgodnie z obowiązującymi przepisami unijnymi i krajowymi.
G. Podpis podatnika lub osoby reprezentującej podatnika
Na zakończenie formularza VAT UE, w sekcji G, należy wpisać dane osoby odpowiedzialnej za jego złożenie. W tym miejscu trzeba podać imię i nazwisko, datę wypełnienia dokumentu oraz złożyć podpis - może to być zarówno sam podatnik, jak i osoba działająca w jego imieniu, np. pełnomocnik. Właściwe uzupełnienie tej części jest niezbędne, aby informacja podsumowująca została uznana za kompletną i poprawnie złożoną.
Czy import usług zawsze podlega opodatkowaniu VAT?
W przypadku importu usług możliwe jest zastosowanie zwolnienia z VAT, jednak każda sytuacja wymaga odrębnej analizy. To na sprzedawcy spoczywa obowiązek oceny, czy w danym przypadku należy naliczyć VAT, czy też transakcja kwalifikuje się do zwolnienia. Ze względu na złożoność przepisów, rekomenduje się skonsultowanie takich przypadków z księgowym, radcą prawnym lub doradcą podatkowym. Sprawdź również - czy import usług może być zwolniony z VAT?
W razie wątpliwości warto również zwrócić się do Krajowej Informacji Skarbowej z wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej, która potwierdzi prawidłowy sposób postępowania.
Formularz VAT UE - podsumowanie
Formularz VAT-UE to obowiązkowy dokument dla przedsiębiorców dokonujących transakcji z kontrahentami z Unii Europejskiej. Muszą go składać zarówno czynni podatnicy VAT, jak i zwolnieni z VAT, jeśli dokonują importu usług, dostaw towarów, nabyć lub świadczą usługi w ramach UE.
Wypełnienie formularza wymaga podania danych kontrahentów, wartości transakcji oraz ewentualnych procedur specjalnych (np. call-off stock). Dokument składa się wyłącznie elektronicznie, a każdy wiersz formularza dotyczy jednego kontrahenta.